La durée d’une prestation de conseil pour obtenir la certification Qualiopi peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la taille de votre organisme de formation, son niveau de préparation préalable et la complexité de ses processus internes. Voici quelques éléments à prendre en compte pour estimer la durée de la prestation de conseil :
- Taille et complexité de l’organisme : Les organismes de formation plus grands ou ayant des processus plus complexes peuvent nécessiter plus de temps pour mettre en place les pratiques de qualité conformes aux critères de Qualiopi.
- État de préparation initiale : Si l’organisme de formation dispose déjà de pratiques de qualité en place et remplit une grande partie des critères, la prestation de conseil pourrait être plus courte. En revanche, si des améliorations importantes sont nécessaires, cela pourrait prendre plus de temps.
- Mobilisation des équipes : La disponibilité et la mobilisation des équipes internes de l’organisme de formation jouent un rôle clé. Si les équipes travaillent activement à la mise en place des actions requises, cela peut accélérer le processus.
- Connaissance du référentiel : La familiarité de l’organisme de formation avec les critères du Référentiel National Qualité (RNQ) peut également influencer la durée. Une meilleure compréhension des attentes peut rendre le processus plus efficace.
- Gestion du temps : La gestion efficace du temps, de la planification à l’exécution des actions, peut contribuer à accélérer la prestation de conseil.
Pour résumer, une prestation de conseil pour la préparation à la certification Qualiopi pourra durer une journée (7 heures) pour un organisme nouvel entrant ayant pour unique intervenant son responsable (cas des organismes ayant le statut de micro-entreprise, de l’EURL, de certaines SASU) et justifiant d’un catalogue de formations restreint (<3). Ce minimum de 7 heures concerne uniquement les organismes qui se sont mis en conformité sur l’ensemble des indicateurs du RNQ. L’accompagnement prend alors la forme d’un audit à blanc qui validera ou non cette conformité.
Pour un accompagnement incluant la création de l’ensemble des documents et procédures réglementaires dans le champ de la formation professionnelle, il faudra prévoir une à deux journées de plus. Pour les organismes ayant déjà démarré leur activité et/ou ayant de nombreuses formations à leur catalogue ainsi que plusieurs intervenants sur les différents postes dédiés à la formation (administratif, commercial, pédagogique, handicap), la prestation de conseil devra prendre en compte l’ensemble de ces éléments ainsi que les catégories d’actions concernées (actions de formation, bilans de compétences, VAE et actions de formation par l’apprentissage), le nombre de sites et le volume d’activité global (nombre d’heures/stagiaires comme indiqué sur le Bilan Pédagogique et Financier) pour établir la durée de l’accompagnement. Un minimum de 3 journées est alors requis. Un audit à blanc pourra également être proposé comme dernière étape de l’accompagnement. Sa durée sera identique à celle de l’audit de certification Qualiopi.